Struttura, Funzjoni u Responsabbiltajiet

Il-funzjonijiet prinċipali tal-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili huma li jipprovdi servizzi nutarili lill-Gvern u li jinżamm arkivju ta’ rekords nutarili. Il-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet jinsabu mniżżla fid-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u huma regolati mill-Att dwar il-Professjoni Nutarili u Arkivji Nutarili (Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta). L-istruttura tad-dipartiment tinsab murija fit-tabella ta’ organizzazzjoni f’dan il-websajt.

Is-Sezzjoni Nutarili tippubblika atti li fihom il-Gvern, kwalunkwe korp imwaqqaf b’liġi jew awtorizzat mill-Ministru skont il-każ, jew kwalunkwe soċjeta` jew korp ieħor li fih il-Gvern għandu involviment li jagħti kontroll, huwa parti. Is-Sezzjoni Nutarili jkollha kuntatt dirett ma’ bosta dipartimenti tal-Gvern sabiex jitwettqu ċerti politiki u attivitajiet. Qabel ma jiġi ppubblikat att jinġabru d-dettalji u jiġu pproċessati permezz ta’ formola dipartimentali apposta (li tinsab ukoll fuq l-intranet tal-Gvern) li tispeċifika li l-informazzjoni mitluba għandha tintuża għall-abbozzar u l-pubblikazzjoni ta’ att pubbliku li fuqu qiegħed jidher is-suġġett tad-dejta flimkien mal-Gvern (u b’hekk tkun qed tingħata informazzjoni dwar ipproċessar ġust u legali lis-suġġett tad-dejta li jkun ta l-kunsens tiegħu permezz tal-firma fuq l-applikazzjoni.

Dan l-Uffiċċju jipproċessa wkoll dettalji li jirrigwardaw ir-riżorsi umani fid-dipartiment skont l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data u skont ir-regolamenti u politiki mniżżlin fil-Public Service Management Code. Id-dipartiment jipproċessa wkoll applikazzjonijiet minn studenti li ggradwaw bħala nutara sabiex jagħmlu l-eżami għall-warrant ta’ nutar.

Is-servizzi mill-arkivju jingħataw skont il-Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta. L-Arkivji Nutarili huma repożitorju għaż-żamma u l-ħarsien ta’ atti nutarili.Fl-Arkivju jiġu depożitati atti “inter vivos” u testmenti pubbliċi ppubblikati minn nutara li kienu jew għadhom jipprattikaw f’Malta, fosthom atti ppubblikati minn nutara tal-Gvern. L-atti oriġinali jinsabu fil-fond nru 2, Triq Mikiel Anton Vassalli, il-Belt, filwaqt li r-reġistri (traskrizzjonijiet fidili) tal-istess jinsabu ġewwa l-fond nru 24, Triq San Kristofru, il-Belt, li hija fergħa tal-Arkivji Nutarili Maltin.

Dejta personali li tinsab imniżżla f’atti pubbliċi hija aċċessibbli  għall-pubbliku skont ma jipprovdi l-Kap. 55. Dan ifisser li, peress li huma dokumenti pubbliċi, l-atti kollha huma aċċessibbli biex jarahom il-pubbliku, basta l-persuna li tistaqsi għall-att jew testment pubbliku partikulari tindika l-isem tan-nutar u d-data preċiża meta l-att jew testment jiġi ppubblikat. Kopji legali (awtentikati) jew informali tal-atti jinħarġu fuq talba tal-klijent. Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ testmenti, irid jinġieb iċ-ċertifikat tat-testatur jew testatriċi jekk it-testment ikun ġie ppubblikat fl-aħħar mitt sena. Jekk xi ħadd ikun diġa` fil-pussess ta’ ċertifikat tal-mewt, dan jista’ jippreżentah meta jordna kopja. It-testatur jew testatriċi, jew inkella persuna awtorizzata minnu jew minnha (bis-saħħa ta’ prokura speċjali) jistgħu jaraw it-testment tagħhom u/jew jitolbu kopja tiegħu wara li jippreżentaw il-karta tal-identita`. Il-klijenti jistgħu jfittxu kopji tal-atti nutarili billi jżuru l-Portal tal-Atti Nutarili​. Jekk l-att meħtieġ ma jkunx disponibbli online, wieħed jista' jisottomessa ordni permezz ta’ dan il-portal. Il-ħlasijiet għas-servizzi li tipprovdi t-Taqsima tal-Arkivji huma regolati taħt it-Taqsima II tal-Iskeda annessa mal-Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta.

Informazzjoni dwar id-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u s-servizzi pprovduti minn dan id-dipartiment tinsab fuq il-websajt http://ntg.gov.mt (li jaqa’ taħt il-mandat tal-Ministeru. Din l-informazzjoni tinsab ukoll fil-Quality Service Charter tal-Ministeru.

L-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili huwa impenjat bis-sħiħ li jħares ir-rekwiżiti u d-dispożizzjonijiet li jinsabu fl-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni (Kapitlu 496 tal-Liġijiet ta’ Malta) li għandu l-għan li jwettaq aktar responsabbilta` u trasparenza fil-Gvern. L-Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni jpoġġi obbligazzjonijiet fuq l-aworitajiet pubbliċi (inklużi ministeri, dipartimenti u entitajiet fis-settur pubbliku) sabiex jagħtu aċċess għad-dokumenti li għandhom, skont kif jeħtieġu d-dispożizzjonijiet tal-Att.

Kategoriji ta’dokumenti f’idejn id-Dipartiment/Direttorat/Entita`

Minbarra li huwa repożitorju ta’ atti nutarili (atti u testmenti pubbliċi), li huma dokumenti eżenti skont l-artikolu 5(1)(d) tal- Att dwar il-Liberta` tal-Informazzjoni, l-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili  jżomm dokumenti taħt il-kategoriji wiesa’ li ġejjin:​

• ​​Fajls amministrattivi

• Fajls uffiċjali marbuta mal-pubblikazzjoni ta’ atti nutarili skont kif ikun mitlub;

• Fajls uffiċjali oħrajn li għandhom x’jaqsmu ma’ kwistjonijiet nutarili, inklużi l-eżami tal-warrant ta’ nutar u r-riċerkaturi li japplikaw għal ħlasijiet ridotti fuq servizzi mogħtija mill-Arkivji  Nutarili;

• ​Rapporti annwali;

• Statistika u rapporti ta’ kull xahar;

• Fajls u korrispondenza dwar Mistoqsijiet Parlamentari (PQs);

• Pjanijiet ta’ prestazzjoni u rapporti;

• Memos interni;

• Fajls dwar korrispondenza ġenerali mħallta;

• Korrispondenza bl-email;

• Ktieb tar-rekords tal-posta u reġistru tal-korrispondenza imwassla bl-idejn;

• Dejta abbażi tal-kompjuter li tirrigwarda atti nutarili;

• Gazzetti tal-Gvern;

• Indiċi ta’ volumi nutarili fl-Arkivji;

• Reġistri fl-Arkivji fejn jinżamm rendikont dettaljat tal-kopji tal-atti ordnati u l-ħlasijiet relattivi;

• Reġistri tal-atti ppubblikati min-Nutara tal-Gvern;

• Dokumentazzjoni u fajl dwar l-inventarju;

• ​Fajls li jkun fihom informazzjoni finanzjarja, rapporti finanzjarji, approvazzjoni ta’ nfiq u ppjanar tal-baġit;

• Vawċers ta’ ħlas, fatturi, local purchase orders, kotba tar-riċevuti, fatturi tal-kontijiet tat-telefon, kwotazzjonijiet u dokumenti oħrajn;

• Reġistri (log books) tal-użu tal-karozza;

• Lista dwar kuntratti tat-tindif​;

• Rendikont tal-attendenza (attendance sheets);

• Fajls personali tal-impjegati tad-Dipartiment;

• Rendikonti ta’ jiem ta’ vakanza u jiem ta’ mard meħuda mill-impjegati, u ċ-ċertifikati konnessi magħhom;

• Performance Management Plans (PMPs) u formoli tal-PMP li jinżammu għal kull impjegat;

• Lista tal-impjegati fid-Dipartiment;

• Korrispondenza dwar assistenza għall-klijenti;

• Kopji tal-Karta dwar Servizz ta’ Kwalita` (Quality Service Charter);

• Kwistjonijiet u korrispondenza dwar protezzjoni tad-dejta;

• Kwistjonjiet u korrispondenza dwar liberta` tal-informazzjoni.